De meeste implementaties van Dynamics 365 Business Central worden op de dag van go-live een succes genoemd en gaan daarna stilletjes achteruit. Niet omdat de software faalt, maar omdat de organisatie doorgaat terwijl de configuratie stil blijft staan. Een jaar later sluit finance te laat af, werkt operations om het systeem heen en weet niemand zeker welk rapport te geloven. Het goede nieuws: de verbeteringen die zich het snelst terugbetalen zijn meestal geen projecten. Het zijn gerichte correcties op zes gebieden, waarvan de meeste in korte cycli binnen een applicatiebeheerafspraak kunnen worden geleverd.
Waarom systemen na go-live verschuiven
Tijdens een implementatie worden beslissingen onder tijdsdruk genomen, met onvolledige kennis van hoe de organisatie het systeem zal gebruiken. Na go-live komen er nieuwe producten, klanten, locaties en mensen bij; niemand herziet de inrichtingskeuzes; en gebruikers verzinnen workarounds die gewoonten worden. De implementatiepartner gaat door naar het volgende project. Verschuiving is normaal. De vraag is of iemand ernaar kijkt.
1. Stamdata en boekingsinrichting
Hier ontstaan de meeste tickets van het type "het systeem klopt niet". Veelvoorkomende bevindingen:
- Artikelen met verschillende kostprijsmethoden binnen dezelfde productgroep, waardoor de voorraadwaardering inconsistent reageert.
- Boekingsgroepen toegewezen op basis van giswerk, waardoor omzet of kosten op de verkeerde grootboekrekeningen terechtkomen.
- Dubbele klanten en leveranciers, inconsistente betalingscondities, ontbrekende btw-bedrijfsboekingsgroepen.
- Standaardlocaties, eenheden en artikeltracering die per gebruiker anders zijn ingericht in plaats van per artikel.
Snelle winst. Voer een gestructureerde stamdatareview uit: exporteer de kerntabellen, toets ze aan een kleine set regels, corrigeer de records en introduceer sjablonen en verplichte velden zodat nieuwe records meteen goed worden aangemaakt. Dit is grotendeels configuratie- en datawerk, geen ontwikkeling.
2. Dimensies en rapportagestructuur
Dimensies zijn het antwoord van Business Central op "rapporteren per afdeling, project, kostenplaats, regio". Goed ingericht maken ze managementrapportage bijna gratis. Inconsistent ingericht maken ze het onmogelijk. Typische problemen: dimensies die optioneel zijn waar ze verplicht zouden moeten zijn, ontbrekende standaarddimensies op rekeningen en artikelen, en codes die in verschillende bedrijven van dezelfde groep iets anders betekenen.
Snelle winst. Spreek een dimensiemodel af met finance (meestal volstaan twee globale en enkele snelkoppelingsdimensies), maak de juiste dimensies verplicht via boekingsregels, corrigeer de standaardwaarden en lijn de codes over de bedrijven uit. De rapportage verbetert direct en consolidatie wordt routine in plaats van een afstemmingsoefening.
3. Goedkeuringsworkflows en documentstromen
Inkoopgoedkeuringen per e-mail, verkoopoffertes bijgehouden in Word, creditnota's aangemaakt zonder de oorspronkelijke factuur te controleren: elk hiervan is een proces dat Business Central met een audittrail kan uitvoeren, maar dat nooit is ingericht. Standaardworkflows (goedkeuring van inkoopdocumenten, dagboeken, klanten en leveranciers) blijven vaak ongebruikt, simpelweg omdat niemand ze na go-live heeft ingesteld.
Snelle winst. Richt standaardgoedkeuringsworkflows in met verstandige drempels en delegatie, gebruik Power Automate voor meldingen in Teams of Outlook en verplaats documentsjablonen naar de rapportlay-outs van het systeem. Het resultaat: minder handmatige stappen en een goedkeuringshistorie die auditors accepteren.
4. Maatwerk dat updates blokkeert
Oudere systemen, vooral die zijn gemigreerd vanuit Dynamics NAV, dragen vaak maatwerk mee dat niemand kan verklaren: een aangepaste boekingsroutine, een specifiek rapport met hardgecodeerde logica, een veld dat aan meerdere tabellen is toegevoegd voor een eis die niet meer bestaat. Elk ervan voegt risico toe aan elke update en kosten aan elke wijziging.
Snelle winst. Inventariseer elke extensie en elk maatwerk met drie vragen: wordt het nog gebruikt, dekt standaardfunctionaliteit het inmiddels, en wat breekt er als het wordt verwijderd? In onze ervaring kan een aanzienlijk deel worden uitgefaseerd of vervangen door standaardfuncties of AppSource-apps. Wat overblijft moet worden herbouwd als upgradebestendige AL-extensies en vóór elke wave worden getest tegen preview-releases.
5. Rapportage die buiten het systeem leeft
Als de maandrapportage wordt gebouwd door proefbalansen naar Excel te exporteren en formules toe te voegen, is rapportage een persoon, geen proces. Hetzelfde geldt voor verkooprapporten die door één analist worden bijgehouden en voorraadrapporten die afhangen van een opgeslagen weergave in iemands client.
Snelle winst. Bepaal de vijf rapporten waarop de organisatie draait. Beslis voor elk of het in Business Central thuishoort (financiële rapporten, rekeningschema's, standaardanalyses) of in Power BI (alles wat bronnen combineert, trends of operationeel detail), bouw het één keer met afgesproken definities en zet de spreadsheet buiten gebruik. Zie onze Data & Analytics-diensten voor hoe een beheerd model wordt gebouwd.
6. Gebruikers, rollen en training
Machtigingensets stapelen zich op. Nieuwe medewerkers erven de rechten van een collega; vertrekkers houden hun account; iedereen eindigt met meer toegang dan zijn rol nodig heeft. Ondertussen zijn de gebruikers die bij go-live zijn getraind vertrokken, en hun opvolgers hebben het systeem geleerd van de gewoonten van een collega, inclusief de workarounds.
Snelle winst. Definieer een kleine set rolgebaseerde machtigingensets, wijs gebruikers toe aan rollen in plaats van individueel, verwijder slapende accounts en organiseer korte rolgerichte trainingen met documentatie die in een kennisbank leeft. Dit verlaagt ook de licentiekosten als gebruikers op het verkeerde licentietype zitten.
Hoe u een optimalisatiereview aanpakt
Weersta de verleiding om alles tegelijk op te lossen. Een werkbare volgorde:
- Loop de processen door met key users. Van offerte tot betaling, van inkoop tot betaling, voorraad en magazijn, financiële afsluiting. Noteer elke workaround en elk "dit exporteren we naar Excel".
- Beoordeel de inrichting, het maatwerk en de data aan de hand van wat u in de doorloop heeft geleerd.
- Scoor elke bevinding op impact en inspanning. De meeste punten met hoge impact en lage inspanning vallen in de zes gebieden hierboven.
- Lever in korte cycli van twee tot vier weken, elk getest in een sandbox en geaccepteerd door de key users, met documentatie die gaandeweg wordt bijgewerkt.
- Breng de verbeteringen onder applicatiebeheer, zodat de volgende release wave ze niet ongedaan maakt.
Zo aangepakt is optimalisatie geen project met een budget dat niemand wil goedkeuren; het is een gestage stroom van kleine, zichtbare verbeteringen die het systeem de licentiekosten waard maken. Onze pagina's over Microsoft Business Applications en Application Management Services beschrijven hoe wij die stroom organiseren.